O Sistema Público de Escrituração Digital, popularmente conhecido como SPED, é o projeto do governo brasileiro para modernizar o cumprimento das obrigações dos contribuintes. Por meio dele, a prestação de contas junto ao Fisco torna-se mais ágil e facilitada devido ao processo de informatização.
Trata-se de um projeto que tem tudo a ver com a revolução digital e com as mudanças que ela trouxe para a vida das pessoas em nosso país.
Parte integrante do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), o SPED veio para unificar numa mesma base de dados informações tributárias, fiscais e operacionais, substituindo os antigos processos de armazenamento e transmissão que aconteciam via papel.
Saiba mais sobre ele, o que é SPED Fiscal e como gerá-lo sem erros. Acompanhe.
O que é SPED Fiscal?
Dentro desse sistema, existem três desdobramentos: a Escrituração Fiscal Digital (EFD), a Escrituração Contábil Digital (ECD) e a NF-e (Nota Fiscal Eletrônica).
A EFD é a responsável pela apuração do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), enquanto a ECD é, basicamente, uma versão digital do Livro Diário, do Livro Razão e do Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamentos. Já a NF-e substitui a nota fiscal impressa.
O que conhecemos como SPED Fiscal é, na realidade, a maneira como tornou-se popular a EFD, tema que é o propósito deste texto. Ela funciona como um arquivo em formato digital que dá ao Fisco todas as informações que ele precisa em relação às esferas federal, estadual e municipal.
Em resumo, o SPED Fiscal, ou EFD, serve para simplificar a entrega da documentação ao Fisco por meio de arquivos digitais e reduzir a burocracia que costumava envolver o processo.
Como o SPED fiscal pode ser gerado?
Cabe ao contribuinte gerar um arquivo digital no qual constem todos os seus documentos fiscais que serão enviados ao Fisco.
Esses documentos deverão fazer referência ao período de apuração do ICMS e do IPI, sendo submetidos à validação de um programa específico para isso, o Programa Validador e Assinador (PVA), que pode ser baixado no site da Receita Federal, em versões para Windows e Linux.
O procedimento é relativamente simples, desde que você tenha um sistema de gestão para gerar o arquivo digital com as informações referentes aos documentos fiscais e demais exigências. Em seguida, é preciso fazer a importação do arquivo no PVA.
Ao importar o arquivo e fazer a sua validação, é preciso que o documento seja assinado eletronicamente com uma certificação digital para que o envio seja realizado pelo próprio PVA.
Quais são os erros mais cometidos pelos contribuintes?
É possível que aconteçam erros diante do SPED fiscal e o uso da tecnologia que o envolve. Entre eles, os principais são:
- não preencher adequadamente os campos obrigatórios;
- apresentar informações imprecisas no cadastro de fornecedores e clientes;
- fazer a escrituração de notas com erros na emissão;
- não usar a nota fiscal eletrônica em seu formato digital;
- não escriturar a nota fiscal;
- dificuldade de gerar o SPED fiscal por conta de discrepância entre as informações cadastradas.
Como evitar esses erros?
Tenha sempre atenção máxima ao preencher os campos obrigatórios. Da mesma forma, procure alternativas que permitam a automatização do processo. Alguns sistemas oferecem soluções interessantes nesse sentido.
Garanta também uma política de atualização constante da base de dados do sistema contábil. Considere o trabalho com sistemas que realizem uma auditoria prévia para identificar erros antes que os arquivos sejam enviados à Receita Federal.
Não se esqueça de garantir um armazenamento seguro para as notas emitidas por, pelo menos, cinco anos para evitar problemas com a Receita e garantir boas práticas de emissão e armazenamento dessas notas no dia a dia.
Quais são as funções e obrigatoriedades?
Vigorando desde 1 de janeiro de 2009, o SPED fiscal substitui obrigações fiscais como os Livros de Entrada e Saída, a apuração do ICMS e do IPI, o Livro de Registro de Inventário e o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços (Sintegra).
Esse procedimento cabe a todos os contribuintes do ICMS e IPI, com exceção dos optantes do Simples Nacional.
Sua obrigatoriedade é prevista na Legislação Tributária, que determina a apresentação mensal por parte das empresas, como substituição dos arquivos em formato de papel. Caso o contribuinte não realize a entrega, ele estará sujeito a penalizações conforme as regras do estado em que se encontra.
Como se preparar para o SPED Fiscal?
Com a devida organização, você consegue se preparar para o SPED de uma maneira que aperfeiçoe o cumprimento de obrigações de sua empresa.
Comece com um levantamento das informações necessárias para o cumprimento do SPED Fiscal. Em seguida, considere as possibilidades que a tecnologia apresenta para essa adaptação. Softwares de gestão contábil, por exemplo, automatizam todo o processo, otimizando o seu tempo em relação à apuração e envio de dados.
Com um sistema ERP, esse procedimento é facilitado. O ERP é um software de gestão empresarial que gera os arquivos necessários automaticamente e de maneira segura, evitando erros comuns que surgem em consequência da ação humana.
Por fim, conte também com serviços contábeis especializados. Essa é a grande dica que podemos dar. É importante que a sua empresa esteja em dia com a legislação, tendo como se adaptar às constantes mudanças que envolvem temas como o SPED Fiscal e outras obrigações. Garanta a realização de processos com correção e evite problemas com a Receita.
Como lidar melhor com as exigências?
Sabendo das motivações que levaram ao surgimento do Sistema Público de Escrituração Digital e seus desdobramentos, como o SPED Fiscal, é preciso, por parte da empresa, reunir os recursos necessários para facilitar esse procedimento.
Uma vez que o governo compreendeu a tecnologia e seus impactos na realidade das pessoas como elemento fundamental no relacionamento entre contribuintes e o Fisco, cabe ao contribuinte se adaptar ao novo cenário. Estar atento aos ajustes internos que envolvam mão de obra e investimentos em TI tem sido cada vez mais necessário. Procure soluções que facilitem o cumprimento de suas obrigações. Isso certamente trará benefícios para todas as partes envolvidas.
Fonte: BLB Brasil
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