Temos percebido que ainda existem muitas dúvidas sobre quando apresentar o inventário físico no SPED FISCAL. Há empresas que espontaneamente escrituram seus estoques mensalmente (sem necessidade) e outras deixam de apresentar a informação, expondo-se às penalidades previstas na Lei nº 12.873/2013 (3% do valor das transações comerciais ou das operações financeiras no caso de informação omitida, inexata ou incompleta).A questão não é complexa. Os totais do inventário devem ser informados ao SPED através do Bloco H, nas mesmas periodicidades e hipóteses da escrituração do Livro Registro de Inventário em papel. Como regra geral, a escrituração do Livro Registro de Inventário deve ser efetivada dentro de 60 dias, contados da data do balanço ou, em caso de empresa que não mantenha Registro Contábil, contados do último dia do ano civil.
Ou seja: quem vai determinar a periodicidade (mensal, trimestral ou anual) de informação do inventário físico na EFD é a legislação pertinente, nos casos e prazos por ela previstos. A escrituração pode ocorrer no final no período, na mudança de forma de tributação da mercadoria, na solicitação de baixa cadastral, na alteração de regime de pagamento/condição do contribuinte ou por solicitação da fiscalização. Nos meses em que não houver previsão legal de obrigatoriedade de escrituração do Livro Registro de Inventário, o Bloco H da EFD deverá ser aberto pelo Registro H001 (onde constará a informação de que não haverá dados a serem informados) e logo em seguida será encerrado pelo Registro H990.
Conforme o Regulamento do Imposto de Renda de 1999, art. 190, Parágrafo único, II, as empresas inscritas no SIMPLES deverão escriturar o Livro de Registro de Inventárioanualmente, no término de cada ano-calendário; da mesma forma devem proceder as pessoas jurídicas habilitadas à opção pelo regime de tributação com base no lucro presumido, de acordo com o art. 527, II, do mesmo diploma legal.
Se a tributação ocorrer com base no lucro real, o Livro Registro de Inventário deverá ser escriturado ao final de cada período de apuração: trimestralmente ouanualmente (quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário, com base na estimativa, de acordo com o RIR/1999, art. 261).
As empresas que utilizam balanço com vistas à suspensão ou redução do imposto devido mensalmente, com base em estimativa, também devem escriturar o livro Registro de inventário anualmente. Cabe esclarecer que estas empresas devem levantar os estoques existentes na data dos balanços ou balancetes que objetivem a suspensão ou a redução do Imposto de Renda, para fins de determinação do resultado, exceto se possuírem registro permanente de estoques integrado e coordenado com a contabilidade, hipótese em que somente há a obrigatoriedade de ajustar os saldos contábeis, pelo confronto da contagem física, ao final do ano-calendário ou no encerramento do período de apuração (nos casos de incorporação, fusão, cisão ou extinção de atividade). De qualquer modo, nos balanços ou balancetes de suspensão ou redução levantados de janeiro a novembro, é dispensada a escrituração do livro Registro de Inventário (IN SRF nº 93/1997, art. 12, §§ 3º e 4º). Ou seja, não se deve confundir o levantamento dos estoques com vistas à determinação do resultado com a obrigatoriedade de escrituração do Livro Registro de Inventário.
A partir de julho de 2012, as empresas que exerçam as atividades descritas na Classificação Nacional de Atividades Econômicas/Fiscal (CNAE-Fiscal) sob os códigos4681-8/01 e 4681-8/02 deverão apresentar o Bloco H com informações do inventáriomensalmente, para discriminar os valores itens/produtos do Inventário realizado ao final de cada mês. Neste caso, no Registro H005, deve ser Informado como motivo do Inventário o código “05” (Por determinação dos fiscos).
De maneira resumida, as empresas deverão transmitir seus estoques no Bloco H com as seguintes periodicidades:
- Mensalmente: obrigatório para as empresas com CNAE-Fiscal 4681-8/01 e4681-8/02; facultativo para as empresas que espontaneamente queiram apresentar seus estoques (transmissão do inventário ao final de cada mês);
- Trimestralmente: obrigatório para as empresas tributadas com base no Lucro Real Trimestral (transmissão do inventário nos meses de maio, agosto, novembro e fevereiro);
- Anualmente: obrigatório para todas as demais empresas não citadas anteriormente (transmissão do inventário no mês de fevereiro);
- Outros prazos: mediante exigência legal específica ou determinação dos fiscos.
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