XML, NFE, DANFE, DACTE, entenda a diferença de uma vez por todas!

Quem lida com funções administrativas certamente sabe como a quantidade de siglas e termos podme acabar confundindo a nossa cabeça, não é mesmo? XML, NFE, DANFE, DACTE, entenda a diferença e afaste os fantasmas da dúvida!

Afinal, se você lida com diversos processos internos na sua empresa não pode manter dúvidas e mais dúvidas permeando a sua cabeça, certo?

Por esse motivo, nesse artigo você poderá entender o real significado de cada um desses itens e conseguir otimizar ainda mais o seu tempo nas suas rotinas administrativas! Confira o conteúdo a seguir!

XML, NFE, DANFE, DACTE, entenda a diferença: saiba o que cada um representa em meio as rotinas administrativas da sua empresa!

Quando você possui arquivos XMLs e precisa realizar conversões delespara PDF da DANFE, o que não faltam são dúvidas! Ou ainda quando é necessário validar o status atual de uma NFe!

Outros casos como ter somente a informação da chave de acesso quando precisa do arquivo XML da NFe! E quando o CTe apresenta rasuras ou impressão ruim e você ainda precisa do DACTe!

Nossa! Parece que o mundo para diante dessas situações, principalmente quando as resoluções não parecem ser as mais simples e objetivas!

Para eliminar uma série de dúvidas e obter respostas mais assertivas, é importante entender os diferentes processos e o que eles significam – afinal, qualquer erro pode acarretar inúmeros problemas para a sua empresa, e certamente esse não é seu objetivo.

Entenda a importância de avaliar o conteúdos dos arquivos XML e DANFe

Isso quer dizer que nesse momento você precisa que o arquivo da NFe seja convertido de XML para PDF, ou seja, DANFe!

Geralmente esses arquivos contém diversas informações relativas a sua empresa, e por meio de uma analise mais profunda é até mesmo possível identificar detalhes como o endereço de origem e destino, nome dos produtos e também as suas quantidades, valor e prazo de pagamento, informações acerca dos impostos, entre outros.

A chave de acesso refere-se ao código do cofre!

Quando se tem em mãos a chave de acesso, se tem informações iguais que estão inseridas no XML e justamente por essa razão há um grande medo em se fazer o compartilhamento do arquivo XML da NFe!

Mas essa cautela não é à toa! Aliás, se você tem receio de fazer esse compartilhamento não está errado de maneira alguma!

A chave de acesso é o caminho para ter os mais diversos dados acerca das transações efetuadas!

Vale saber algumas informações importantes!

De maneira geral, todas as empresas são obrigadas a armazenar todos os seus arquivos de cunho fiscal, independente deles serem emitidos ou recebidos – esses arquivos são: XML, NFe ou CTe, DANFe, DACTe.

Esse procedimento somente pode ser feito (de maneira segura e eficiente) por meio de uma ferramenta de gestão – que em suma faz todo esse processo trabalhoso por você!

Do contrário, todo o procedimento pode ser extremamente moroso, e por isso é um excelente investimento investir na aquisição de uma ferramenta, como o Simplificado, por exemplo.

A agilidade é incontestável, até porque o sistema de gestão possui integração junto a Secretária da Fazenda Federal, o que garante não somente uma maior agilidade em todo o processo como também uma maior segurança e até mesmo se evita a necessidade de usar e-mails para os armazenamentos e consultas.

A SEFAZ possui também um software gratuito que viabiliza a consulta de Notas Eletrônicas faturadas contra o CNPJ da sua empresa, porém ele não possui uma grande eficiência quando se trata do armazenamento das mesmas.

Segundo a legislação vigente, as empresas devem armazenar seus arquivos fiscais pelo prazo de até 5 anos. Esse é o tempo indicado, pois acima desse período já se anula a possibilidade de eventuais cobranças em abertos e juros.

Outro ponto é que caso a empresa não se prontifique a armazenar esses documentos pelo tempo determinado, corre o risco de diante de uma fiscalização ser multada pelo FISCO. – E detalhe: a multa é para cada documento faltante, chegando até a mil reais por arquivo que não seja devidamente apresentado.

XML, NFE, DANFE, DACTE, entenda a diferença sempre procurando consultar esse artigo diante de eventuais dúvidas e priorize sempre manter a documentação fiscal da sua empresa em dia e organizada!

Fonte: Simplificado