Embora ainda não tenha sido oficialmente implantado, o Bloco K já deve fazer parte das preocupações dos negócios. A ideia é simples: como se trata de um grande volume de informações, é necessário se preparar para conseguir resultados mais adequados quando a escrituração digital do Livro de Registro de Controle da Produção e do Estoque estiver valendo. Organização é, portanto, a palavra-chave.
Veja, a seguir, como organizar a sua empresa para o Bloco K:
Planejamento organizacional versus Bloco K do Sped Fiscal: qual a relação entre eles?
O Bloco K é uma das obrigações acessórias recentes mais complexas devido ao volume de informações que deve ser gerado para atender às suas especificações.
Porém, grande parte dessa dificuldade se deve à falta de planejamento estrutural e operacional das empresas. Sem um bom planejamento, o negócio sequer conhece — e tampouco consegue registrar — questões como as perdas normais do processo produtivo e a substituição de insumos.
Se a questão é conhecer itens fabricados fora do estabelecimento, o problema fica ainda mais complexo devido à falta de organização, já que a quantidade de informações passa a ser mais escassa.
É somente com um bom planejamento que o negócio consegue deter a chave do sucesso para o cumprimento do Bloco K: visibilidade. Ao reconhecer como funciona toda a cadeia de suprimentos do negócio, escriturar o estoque e conhecer os números relativos à produção, ele deixa de ser uma incógnita.
Nesse sentido, o planejamento organizacional pode passar por algumas etapas cruciais para o sucesso do cumprimento da obrigação, como:
Reconhecimento de exigências
Antes mesmo de começar a pensar no planejamento organizacional de modo interno, é fundamental que o negócio reconheça quais são as exigências desse tipo de obrigação fiscal.
É preciso estudar a legislação referente ao Bloco K de maneira completa e compreensiva para identificar tudo o que precisa ser feito. É aqui que muitos gestores pecam, já que não conhecem corretamente o que precisa ser feito. Com um estudo adequado, fica mais fácil se preparar para essa obrigação.
Mapeamento de processos
É impossível saber o que deve ser medido e registrado se a gestão sequer conhece quais são os processos existentes. Por isso, todo o planejamento deve começar com um mapeamento compreensivo das etapas produtivas e de armazenamento do negócio.
Quanto mais complexa for essa cadeia, maior é a necessidade de um mapeamento bem detalhado sobre as etapas. Isso garante que a gestão saiba exatamente o que precisa ser medido e observado com mais atenção, além de ajudar a diminuir a quantidade de processos para simplificar todo o cumprimento dessa obrigação.
Identificação de gargalos
A partir do mapeamento de processos é possível identificar gargalos produtivos, como perdas de estoque ou de produção. Essa etapa é especialmente importante porque todos esses valores precisam ser documentados e enviados na declaração do Bloco K.
Os gargalos devem fazer parte do planejamento porque, se a gestão não identifica que determinado processo, ela conta com uma perda natural que não entra na contabilidade. Como resultado, há incongruência de informações — o que faz com que a obrigação não seja cumprida corretamente.
Avaliação da melhor solução
Atender às obrigações do Bloco K exige uma estrutura mais robusta para o negócio, de modo a coletar e enviar os dados corretamente. Com um bom planejamento organizacional, o negócio consegue identificar qual é a melhor solução a ser adotada no negócio para cumprir com as principais exigências dessa obrigação.
É a partir do mapeamento de processos que o negócio consegue identificar a melhor solução tecnológica e fazer sua implantação de forma a obter os melhores resultados possíveis, por exemplo.
Por que uma organização orientada por processos pode implantar o Bloco K com mais facilidade?
Uma organização orientada por processos é, basicamente, um negócio que não fica preso à compartimentação de funções. Enquanto uma organização tradicional divide a etapa produtiva em subgrupos autônomos, uma que seja orientada por processos possui uma interação maior entre essas partes.
Nesse tipo de organização, o foco é sempre o cliente e a integração acontece de maneira natural. Além disso, há o conceito de clientes internos, no qual cada dono de processo é, ao mesmo tempo, cliente do processo anterior e fornecedor do próximo processo.
No geral, isso traz impactos positivos não apenas para os resultados da empresa em si mas também para o cumprimento de obrigações fiscais como o Bloco K. Se a organização é orientada por processos, a implantação do Bloco K fica mais fácil por motivos como:
Existe mais integração e compartilhamento de dados
Não é possível fazer um preenchimento adequado do Bloco K em relação ao número de produtos enviados pela produção para o estoque sem considerar as perdas do processo, por exemplo. Quanto mais complexa é a cadeia de suprimentos, mais facilmente essa informação se perde.
Quando há integração, por outro lado, a comunicação entre os setores fica mais fácil, o que significa que gestão de estoque e de produção compartilham informações e garantem uma avaliação adequada de dados.
Para o Bloco K, isso é benéfico porque as chances de haver informação perdida ou conflitante são menores, além de não causar grandes alterações na comunicação interna, já que ela já acontece devido à própria configuração da organização.
É mais simples estabelecer responsáveis
O que faz a organização orientada por processos obter bons resultados é justamente o sucesso na definição do começo e do final de cada processo. O principal ponto é que isso facilita definir quem são os responsáveis ou os donos de cada processo.
Para o Bloco K, o impacto positivo diz respeito à governança. Ao conseguir estabelecer os responsáveis corretamente, fica mais fácil para que eles deleguem tarefas e para que meçam e apresentem resultados. Colaborativamente, isso permite que cada processo dê a sua contribuição de dados e informações em vez de coletar todo o volume de dados de uma só vez.
Diminui ruídos na comunicação
A integração maior entre processos distantes evita os ruídos de comunicação que são tão comuns dentro do panorama de uma indústria. Evita, por exemplo, a transmissão de dados incorretos sobre a produção ou a falta de registro sobre as perdas produtivas.
Como é necessário fazer um registro de uso de materiais no Bloco K, por exemplo, essa comunicação facilitada evita que informações se percam no caminho ou que dados incorretos sejam transmitidos e enviados nessa obrigação.
Favorece a criação de um fluxo de trabalho
Em uma organização orientada por processos, cada etapa é parte de um fluxo organizado de trabalho. Em geral, o fluxo acontece em cascata, e uma vez que um processo se encerra, o outro deve começar.
É o caso de uma organização que estabelece os processos de produção e de entrada de estoque. Nesse cenário, há um fluxo que começa na entrada e na utilização de matéria-prima, continua na produção do item e na perda de quantidades normais de produção e termina na entrada do estoque.
Quando há um fluxo organizado e orientado, é mais fácil identificar os dados de cada etapa e também é mais simples coletá-los — o que favorece e facilita a implantação do Bloco K.
Gestão do orçamento empresarial: como evitar erros no Bloco K?
Outra das exigências do Bloco K diz respeito à diferenciação e à explicação completa de todos os custos — diretos e indiretos, fixos e variáveis — das matérias-primas, da produção, dos produtos e mais.
Isso é importante para que a Receita Federal consiga acompanhar corretamente os custos e ganhos do negócio, evitando a sonegação de impostos.
Essa característica obriga o seu negócio a pensar melhor na gestão do orçamento empresarial, já que com isso é possível evitar erros de preenchimento. Nesse sentido, após os processos serem reorganizados, o ideal é reformular o Plano de Contas Contábeis.
Essa ferramenta da gestão financeira garante o fornecimento relevante de informações para a administração do negócio e também permite um ajuste adequado da contabilidade, que é justamente o objetivo necessário para favorecer o Bloco K.
Para fazer essa estruturação, considere as seguintes orientações:
Faça a identificação de custos adequada
No plano de contas voltado para o Bloco K, é relevante fazer uma identificação completa dos custos envolvidos nas receitas geradas. Isso significa que é preciso que o seu plano divida, por exemplo, os custos entre os valores diretos e indiretos.
Os custos diretos com a produção de um item dizem respeito, por exemplo, à aquisição de matéria-prima e aos gastos com insumos e com mão de obra. Custos indiretos, por sua vez, relacionam-se à perda de produtos ou aos financiamentos dos ativos utilizados para a produção, por exemplo.
Da mesma forma, vale separar os custos fixos dos variáveis. Enquanto aluguel e gasto com energia são fixos, flutuações de preço devido ao câmbio e frete para entrega de matéria-prima são gastos variáveis.
Fazer essa separação é importante porque, na hora de preencher o Bloco K, é muito mais fácil, por exemplo, somar todos os custos associados a perdas do que precisar identificar de um único bloco de gastos.
Alinhe com as exigências do Bloco K
Por outro lado, não significa que você deva separar todos os custos e contas unitariamente. Isso cria um volume intenso e desnecessário de informações que, inclusive, favorece o acontecimento de erros.
Em vez disso, vale a pena agrupar gastos menores em categorias alinhas ao Bloco K. Por exemplo: sendo necessário informar as perdas, vale a pena juntar todos os gastos relacionados em uma só categoria. Da mesma forma, em vez de separar todos os custos, o melhor é uni-los em categorias maiores a respeito do consumo de produção, por exemplo.
Não se esqueça do pró-labore
Na hora de montar um plano de contas contábeis, muitos deixam de lado os valores relacionados ao pró-labore. Em situações comuns, isso causa uma falha na gestão e atrapalha a tomada de decisão. Contudo, no caso do Bloco K, gera erros consideráveis nos cálculos e no informe à Receita.
O mesmo vale, se for o caso, para a remuneração dos acionistas. Como não se trata de um dinheiro que fica como parte dos ativos do negócio, é importante considerá-lo como um passivo no plano de contas.
Identifique corretamente as receitas
Levar em consideração os custos é importante mas também é preciso ficar de olho nas receitas envolvidas nesse plano.
Como o Bloco K tem um nível de detalhamento mais elevado, é relevante fazer identificações pertinentes quando uma receita entrar no negócio. Identificar o tipo de produto, a transação realizada e outros detalhes que justifiquem a entrada são etapas especialmente relevantes nesse caso.
Se o seu negócio for um estabelecimento equiparado à indústria, se a geração de receitas for mais complexa ou se houver a geração de receitas também baseada em serviços, é recomendado redobrar a atenção para fazer uma identificação adequada de modo que os valores fiquem corretos.
Bloco K e o controle de estoques: quais são as maiores dificuldades das empresas?
Além da produção, o Bloco K exige cuidados relacionados ao estoque de maneira geral, já que ele também faz parte dos ativos da empresa e também ajuda a evitar a sonegação de impostos.
O problema é que, naturalmente, o estoque já apresenta algumas dificuldades de gestão. E com o Bloco K isso tende a se potencializar. No geral, as maiores dificuldades encontradas pela indústria nesse sentido incluem:
Escrituração do estoque
Provavelmente a maior e mais compreensiva dificuldade diz respeito à escrituração do estoque. Basicamente, ela trata da apresentação do saldo do estoque dentro do período de apuração, que, nesse caso, é mensal.
Mais do que isso, não basta apenas indicar o número de itens em estoque mas também esclarecer e identificar os produtos em diferentes condições.
Explica-se: se o produto está em um centro de distribuição fora da empresa, é necessário indicar isso. Se o produto está em estoque em outra empresa, também é necessário fazer essa indicação. Já se a empresa está com produtos de outra indústria em estoque, continua havendo a obrigação de escrituração.
Em indústrias de grande porte, isso significa uma grande quantidade de informação a ser obtida e mantida mensalmente.
Registro de movimentação
Outra dificuldade diz respeito ao controle e ao registro da movimentação em estoque. Se um item entra como matéria-prima e sai como produto final, é preciso garantir que isso seja devidamente documentado. Mesmo se um produto é comprado e então revendido, esse tipo de movimentação precisa ser registrado.
A maior dificuldade está no volume de transações: indústrias que vendem toneladas ou que atendem milhares de produtos em um único dia encontram barreiras para registrar todos esses dados de modo que nenhuma informação seja perdida.
Registro de movimentações internas
Se o registro de entrada e de saída da indústria já é uma dificuldade para a gestão, pense então no registro de movimentações internas. Não é incomum que uma indústria precise mover seus ativos de estoque dentro do próprio negócio antes de realizar o faturamento e emissão de nota fiscal.
A movimentação entre centros de distribuição é um bom exemplo. Antes, esses registros poderiam ser feitos diretamente na contabilidade, sem maiores detalhes ou preocupações. Com o Bloco K, entretanto, tudo muda de figura. Essas movimentações são todas aquelas que não se encaixam em movimentações efetuadas pela empresa, de consumo de matéria na produção ou por terceiros.
Isso significa que, uma vez que o produto entre na indústria, é necessário ter muito mais controle sobre ele e sobre o estoque de modo geral para que o Bloco K fique a par de todos os dados.
Cadastro de produtos
Todo o controle de estoque só é possível se houver um cadastro adequado de produtos. Antes, alguns itens poderiam entrar no negócio com um nível menor de detalhamento ou então em grupos maiores.
Com o Bloco K, a principal dificuldade trata justamente da necessidade de cadastrar cada produto individualmente. Quando o volume de itens é muito grande, é preciso pensar em formas de obter o máximo de produtividade para garantir segurança e disponibilidade dos dados.
Por que um bom planejamento tributário facilita a implantação do Bloco K?
O planejamento tributário tem a ver com a realização de um estudo das características contábeis, fiscais e tributárias de um negócio para identificar qual é a melhor configuração que leva ao menor pagamento de tributos de maneira totalmente legalizada.
Também conhecido como “elisão fiscal”, esse é um mecanismo importante para garantir não apenas a redução de custos mas também para facilitar todo o processo de apuração de impostos.
Se o planejamento tributário já era benéfico para o negócio, com o surgimento do Bloco K ele se tornou ainda mais relevante. Mediante esse planejamento, as chances de errar ao cumprir essa obrigação são menores. O motivo é simples: se é preciso pagar menos imposto, é preciso fazer menos comunicações ao Fisco — o que simplifica o Bloco K.
Além disso, com um bom planejamento tributário, as informações desse bloco são convenientemente utilizadas para facilitar ainda mais as declarações e apurações obrigatórias, garantindo uma gestão mais facilitada.
O problema de colocar isso em prática reside nas dificuldades que as indústrias têm para resolver os problemas de planejamento. A principal dificuldade diz respeito à falta de conhecimento sobre a legislação tributária, o que não permite conhecer exatamente quais são os dispositivos legais para diminuir o pagamento de impostos.
Também há dificuldades associadas na escolha dos dispositivos ideais, em parte devido à falta de apoio por parte de um profissional que realmente compreenda do assunto e em parte devido ao tamanho das indústrias. Indústrias maiores, por exemplo, são obrigadas a adotar o Lucro Real, o que tende a limitar as opções.
Mesmo diante das dificuldades, para facilitar a implantação do Bloco K — isto é, para tornar a contabilidade fiscal e o envio de informações digitais mais simples —, é recomendado efetuar um planejamento tributário bem estruturado.
Além disso, o planejamento tributário é importante devido à relação que o Bloco K tem com legislações relacionadas aos benefícios fiscais. Quem aproveita para arrecadar ICMS — como algumas indústrias de São Paulo — ou quem utiliza o drawback, vai precisar redobrar os cuidados na hora de fazer a escrituração digital e sua transmissão. Nesse sentido, o planejamento tributário ajuda a dar mais visibilidade sobre todas essas questões.
A estrutura de tecnologia: como ela pode ajudar o Bloco K?
Não menos importante, organizar a sua empresa para o Bloco K deve passar pela etapa de considerar melhor opção de tecnologia para assistir esse processo. O motivo é simples: com o uso de tecnologia, fica mais fácil automatizar processos e etapas diversas, o que garante um ganho de produtividade na coleta, no registro e no envio de informações necessárias à obrigação.
Mais do que isso, entretanto, a tecnologia tem um papel importante a respeito da confiabilidade. Com rotinas automatizadas, fica mais fácil garantir que todas as informações sejam coletadas e estejam corretas, dentro do esperado.
Assim, é importante considerar a adoção de um software de gestão, tal qual um ERP, de modo a facilitar esse registro de dados. Apesar disso, é preciso tomar muito cuidado, já que é necessário que a escolha tenha a ver com as necessidades do negócio, além de ser imprescindível oferecer treinamento para todos os colaboradores envolvidos.
Para o envio das informações geradas por essa solução, contar com um certificado digital válido é fundamental para oferecer total segurança e rastreabilidade, além de atestar adequadamente a autoria.
Dessa forma, a tecnologia desempenha um papel fundamental para o Bloco K e desde já sua indústria deve começar a pensar em formas de implantar esse tipo de solução.
Conclusão
O Bloco K é uma obrigação fiscal que exige preparação da sua indústria de modo a garantir que o envio seja feito de maneira correta. Nesse sentido, é necessário começar com um bom planejamento organizacional para que haja visibilidade sobre toda a cadeia produtiva.
Depois, contar com uma organização voltada para processos, cuidar do estoque e fazer um planejamento tributário são atitudes que facilitam a implantação dessa obrigação.
Por fim, há o uso da tecnologia como um facilitador para conseguir um volume de informações de maneira mais eficiente e mais segura como um todo.
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