Em empresas de menor escala, como as PMEs (Pequenas e Médias Empresas), o controle financeiro e contábil, geralmente, fica centralizado nas mãos dos próprios empreendedores. Isso pode acarretar em riscos para o negócio levando em consideração o excesso de atividades assumidas. Afinal, o vencimento de notas não lançadas e o pagamento de tributos não efetivados podem comprometer o futuro do negócio ao colocá-lo na mira da Receita Federal.
O controle de notas fiscais deixa de ser uma tarefa difícil se você acrescentar algumas técnicas de organização. Confira, no artigo de hoje, como fazer isso de maneira eficiente:
1. Responsabilize um profissional para receber e emitir notas fiscais
Nem todos os funcionários possuem o conhecimento técnico e, talvez por isso, não dedicam a atenção necessária às notas fiscais. Esse é um problema que pode gerar retrabalho com o cancelamento de NF-e, sem contar os impostos recolhidos, que não são reembolsados e aumentam os custos das vendas. Para resolver isso, selecione um profissional competente para ficar responsabilizado pela emissão de notas aos clientes e também por receber as notas fiscais de fornecedores. Sua qualificação e experiência permitirão reconhecer possíveis falhas logo de cara, o que ajudará a manter a organização fiscal da sua empresa.
2. Garanta que as notas fiscais cheguem as mãos do contador
Sem organização, algumas notas fiscais podem ser perdidas ou esquecidas, gerando divergências entre os registros financeiros de compra e venda e a soma do valor total das notas. Por isso, além de nomear um profissional competente para realizar o controle de notas fiscais, crie um método de organização para garantir que elas cheguem ao contador da sua empresa evitando riscos de ficar em débito com a receita federal e ainda atrasar o trabalho do seu contador.
3. Cultive o relacionamento com os profissionais da área contábil
Mesmo contando com uma equipe bem preparada, é normal que ocorram alguns erros na emissão de notas fiscais ou que notas de fornecedores cheguem com erros. Nesses momentos, você vai precisar do profissionalismo e do bom senso dos profissionais da área contábil, que podem ajudá-lo a corrigir as falhas com rapidez. Por isso, cultivar um bom relacionamento com o contador do seu fornecedor, com funcionários da receita federal e também com o seu próprio contador é uma ótima dica para resolver tudo da melhor maneira possível.
4. Automatize o controle de notas fiscais
Ao adotar um software de emissão de notas fiscais online, você reduz o índice de falhas humanas e economiza recursos importantes como tempo e dinheiro. Além disso, todo o processo de controle de notas fiscais e os registros financeiros ficam mais simplificados possibilitando um melhor controle destes documentos e das obrigações da sua empresa. Mesmo sem qualquer conhecimento mais aprofundado no setor de contabilidade, você poderá executar essa tarefa sem dificuldade com maior grau de precisão e contribuir para o fechamento do balanço patrimonial e outros demonstrativos financeiros e contábeis da sua empresa.
Investir no aprimoramento do controle de notas fiscais pode significar um futuro mais tranquilo e promissor para o negócio, uma vez que os erros serão mais raros.
Sage One
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