O GUIA DEFINITIVO SOBRE O QUE É ERP

O sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais), permite que uma empresa gerencie sua operação automatizando seus processos produtivos, financeiros e gerenciais. Se você está buscando profissionalizar a gestão de sua empresa, saber o que é ERP e como ele pode ajudá-lo é o primeiro passo rumo a eficiência operacional e gerencial.

Certo, mas o que é ERP afinal?

É um software de gestão empresarial que busca automatizar suas rotinas financeiras e gerenciais. Através de um ERP, o gestor financeiro monitora o resultados da empresa, gerencia os custos de sua operação, prestação de serviços, histórico de clientes, receitas, e todas as demais rotinas de uma empresa.

No sistema ERP, é possível automatizar os processos de uma tesouraria: a empresa passa a emitir notas fiscais, boletos, monitorar seus pagamentos e ainda gerar as informações contábeis da organização. Dentre outras funções, um ERP normalmente possui:

• Cadastro de Empresas
• Criação de Perfil de Usuários
• Cadastro de Usuários
• Cadastro de Vendedores
• Cadastro de Clientes
• Cadastro de Fornecedores
• Cadastro de de Plano de Contas
• Configurando NCM
• Cadastro de Produtos
• Cadastro de Serviços
• Cadastro de Bancos
• Criação de Orçamentos
• Faturamento
• Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
• Fluxo de Caixa
• Geração de Boletos de Cobrança
• Baixas de Títulos a Receber
• Consulta ao Extrato Bancário
• Lançamentos de Empréstimos
• Lançamentos de Investimentos
• Reconciliação Bancária
• Consulta ao Balanço e DRE
• Controle de Estoque
• Controle de Produção

 

O ERP em operação permite que a empresa tenha todas as suas operações integradas, com o objetivo de fornecer suporte à tomada de decisão, e criar uma gestão empresarial profissional, possibilitando antever cenários, otimizar recursos e potencializar as chances de sucesso de uma organização.

Um pouco da história do ERP

No final da década de 50, quando os conceitos modernos de controle tecnológico e gestão corporativa tiveram seu início, a tecnologia vigente na época era baseada nos gigantescos mainframes que rodavam os primeiros sistemas de controle de estoques. A automatização era cara e lenta, mas já demandava menos tempo que os processos manuais.

No início da década de 70, a expansão econômica e a maior disseminação computacional geraram os MRPs (Material Requirement Planning ou planejamento das requisições de materiais). Eles surgiram já na forma de conjuntos de sistemas, também chamados de pacotes, que conversavam entre si e que possibilitavam o planejamento do uso dos insumos e a administração das mais diversas etapas dos processos produtivos.

Seguindo a linha evolutiva, a década de 80 marcou o início das redes de computadores ligadas a servidores – mais baratos e fáceis de usar que os mainframes – e a revolução nas atividades de gerenciamento de produção e logística. O MRP se transformou em MRP II (Manufacturing Resource Planning ou planejamento dos recursos de manufatura), que também controlava outras atividades como mão-de-obra e maquinário. Na prática, o MRP II já poderia ser chamado de ERP pela abrangência de controles e gerenciamento.

O próximo passo, já na década de 80, serviu tanto para agilizar os processos quanto para estabelecer comunicação entre essas “ilhas” departamentais. Foram então agregados ao ERP novos sistemas, também conhecidos como módulos do pacote de gestão. A nomenclatura ERP ganhou mais força na década de 90, entre outras razões pela evolução das redes de comunicação entre computadores e a disseminação da arquitetura cliente/servidor – microcomputadores ligados a servidores, com preços mais competitivos – e não mais mainframes. E também por ser uma ferramenta importante no controle e gestão dos setores corporativos, que ganhou aspectos mais próximos da que conhecemos atualmente.

O termo ERP foi cunhado pelo Gartner Group, uma empresa americana de pesquisa. A intenção era definir esses sistemas integrados como uma evolução dos sistemas MRP II, porque permitiam controlar os demais recursos empresariais (recursos financeiros, recursos humanos indiretos, vendas, distribuição, etc).

Hoje, o ERP se expandiu para abranger o Business Intelligence ou Inteligência dos Negócios, e ao mesmo tempo, lidar com funções de “front-office”, como automação da força de vendas (Sales Force Automation), automação de marketing e comércio eletrônico. Pequenas e médias empresas estão cada vez mais adotando sistemas de ERP. Os Software-as-a-Service (SaaS), soluções também conhecidas como “cloud computing” ou “na nuvem”, ajudaram a alimentar esse crescimento.

Soluções baseadas na nuvem não só tornam o software ERP mais acessível, mas também mais fácil de implementar e gerenciar. Talvez, ainda mais importante que isso: o ERP na nuvem permite comunicação em tempo real e Business Intelligence, tornando-o ainda mais valioso para executivos e funcionários em busca de visibilidade para o negócio. Como resultado, as empresas de todos os tamanhos e indústrias estão fazendo a transição para sistemas ERP na nuvem.

Tipos de ERP

 ERP on premisse – é instalado localmente no hardware e servidores da sua empresa e, em seguida, gerido pela sua própria equipe de TI. O sistema ERP on premisse ou local implica em maiores investimentos, que vão desde a compra da licença perpétua até a infraestrutura com hardware, servidores e contratação de pessoas especializadas. Se sua empresa está analisando ter uma solução ERP instalada localmente, é importante, desde agora, começar a realizar o orçamento de todos os demais pontos que implicam em custos e já pensar também na contratação e treinamento de pessoal capacitado para a operação.

ERP em nuvem – também chamado SaaS (Software-as-a-Service), é fornecido como um serviço de assinatura. Em um sistema de gestão ERP em nuvem, os dados da empresa ficam hospedados no servidor do fornecedor, e são acessados via internet – daí vem o termo “em nuvem”. Para utilizar o sistema, a empresa precisa apenas de um navegador e acesso à internet, sendo todo o suporte e gestão oferecidos pelo fornecedor contratado.

ERP de nicho – Existem sistemas ERP desenvolvidos para uma necessidade específica de mercado, como por exemplo, sistemas de gestão focados em supermercados, ou em redes de farmácia, entre outros. Costumam ser muito aderentes às necessidades de seu nicho, porém são menos flexíveis e adaptáveis.

ERP Opensource – São sistemas de código aberto que endereçam as principais funções de um ERP. Se por um lado não possui custos na aquisição de licenças, por outro, necessitam de mão de obra especializada na sua implantação e gestão.

ERP Gratuito – São sistemas menos sofisticados que buscam ajudar pequenos empreendedores a automatizar sua operação. Costumam ser muito simples e com poucas funcionalidades, que serão úteis no início da empresa, porém, em médio prazo, demandam a substituição por uma solução mais profissional.

ERP “Baratinho” – Muito parecidos com os gratuitos, são sistemas que atendem empresas com baixa complexidade. São amigáveis e fáceis de usar, e exigem um certo nível de autoatendimento. Como no exemplo anterior, são desenvolvidos para empresas que estão começando. Entretanto, essas organizações tendem a sentir rapidamente as limitações desses sistemas, e precisarão migrar para outro ERP.

Vantagens de ter um ERP

Muitos são os benefícios em investir em um ERP, tais como:

• Qualidade e eficácia;
• Redução de custos;
• Agilidade empresarial;
• Extinção do uso de interfaces manuais;
• Otimização do fluxo da informação e eficiência dentro da organização;
• Otimização do processo de tomada de decisão;
• Extinção da redundância de atividades;
• Redução dos limites de tempo de resposta ao mercado;
• Redução das incertezas do Lead Time ou tempo de aprovisionamento;
• Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos internos da empresa;
• Redução do tempo dos processos gerenciais;
• Redução de estoque;
• Redução da carga de trabalho, já que atividades repetitivas podem e devem ser automatizadas;
• Melhoria do controle das operações da empresa.

Desvantagens de ter um ERP

Embora a implementação de um ERP traga grandes benefícios às empresas, muitos problemas podem ocorrer caso os profissionais envolvidos no processo, tanto fornecedor quando funcionários internos, subestimem a complexidade do planejamento, implementação, desenvolvimento e treinamento necessário para utilizar o novo sistema ERP.

Assim, como possíveis desvantagens, podemos citar:

• Altos custos de implementação e customização do software;
• Dependência do fornecedor – ele pode descontinuar a sua versão de ERP sem aviso prévio;
• Demora na implementação – o tempo de implementação varia de acordo com o tamanho do projeto, mas em média, costuma levar de 4 a 6 meses para ser entregue.
• Riscos de erros inesperados do sistema;
• Possíveis problemas com atualizações, suporte e manutenção, caso o fornecedor do software seja vendido ou encerre suas atividades;
• Treinamento da equipe de TI pode demorar mais tempo que o esperado;
• Resistência àa novas implementações e atualizações;
• A solução pode não oferecer a relação custo-benefício esperada;
• A longo prazo, as atualizações e acréscimos de módulos podem tornar o sistema mais complexo que o sistema inicial.

No entanto, com a escolha correta de um fornecedor de ERP alinhado à necessidade da empresa, somado ao acompanhamento da implementação e a dedicação da equipe de TI envolvida no processo, é possível minimizar as desvantagens citadas.

Quais funções do ERP são mais utilizadas?

Segundo uma pesquisa realizada pelo Aberdeen Group, a utilização das funcionalidades de um ERP varia de acordo com o tipo de empresa. No entanto, em média, apenas 32,9% das funcionalidades disponíveis nos softwares ERP são utilizadas.

No Brasil, o ERP é usado de forma mais simples ainda, ou seja, as empresas utilizam asfuncionalidades mais básicas, tais como faturamento, emissão de nota fiscal, automação de regras fiscais, gestão financeira, análise de fluxo de caixa, ordem de serviço para solucionar apenas os problemas e processos mais comuns da empresa, de modo que deixam de lado asfuncionalidades mais avançadas por desconhecimento ou dificuldade na organização interna das empresas. Por causa desse desconhecimento e falta de preparo da equipeinterna, os números gerados possuem baixo nível de confiabilidade e normalmente são revisados constantemente ou deixados de lado.

Diante desse cenário, é imprescindível que os fornecedores de ERP invistam e amplifiquem aqualidade de seus treinamentos sobre suas plataformas de gestão para que seus clientes consigam a correta operacionalização dos processos básicos, processos geradores de dados e processos mais avançados, como e-commerce, integração com marketingplace, gestão de estoque (previsão de abastecimento), integração com empresas de logística (correio, DHL, sedex), gestão de frota, etc.

Quanto Custa ter um ERP

O custos da implantação de um ERP podem variar entre zero (soluções gratuitas) até alguns milhões de dólares. Tudo depende da complexidade da empresa e das suas necessidades gerenciais.

Estes custos também podem ser seriamente afetados no caso de a solução ser em nuvem ou local, conforme já falado neste artigo.

Custos comuns na implementação de um ERP:

• Implantação = 40%
• Conversão de dados = 20%
• Treinamento e gestão de mudanças = 15%
• Software = 15%
• Hardware = 15% (Apenas em soluções locais)

Como escolher um ERP

Escolher um sistema de gestão é um grande desafio, principalmente porque existem inúmeras opções no mercado. É importante, durante a escolha, listar as principais necessidades de controle da empresa, e sua disponibilidade de recursos para esse investimento.

Também é extremamente útil criar uma matriz de comparação entre os fornecedores, onde você irá analisar a aderência da solução à sua necessidade, além do histórico, características e custos do fornecedor. É fundamental encontrar o fornecedor com a melhorrelação entre custo e benefício, e que tenha algum histórico de sucesso em uma empresa semelhante à sua.

Adotar um Software ERP é um grande passo na história de uma empresa e por isso, precisa ser tomado com a devida segurança. Planejar e definir quais são as necessidades de sua empresa é essencial para economizar tempo, dinheiro e energia.

Fonte: http://www.erpflex.com.br/blog/o-que-e-erp/?utm_campaign=1_nutricao_email_2_-_bem_vindo&utm_medium=email&utm_source=RD+Station