A Nota Fiscal é um documento obrigatório que oficializa e descreve transações de compra, venda e prestação de serviços, e devem ser emitidas por todas as empresas.
Além disso, também é obrigação das empresas armazenarem toda NF que emite e recebe, bem como escriturá-las no sistema SPED, incidindo multas e penalidades fiscais quando não cumpridas.
Entretanto, mais do que uma obrigação, as NFes podem ajudar muito na gestão do negócio, sobretudo quando há um controle e suas informações são utilizadas nas estratégias e tomadas de decisões. Analisá-las com frequência aumenta a eficiência das operações da empresa, que ganha mais recursos com a nota fiscal eletrônica, sendo possível, inclusive o acesso mais dinâmico.
Consulta de Notas Fiscais Eletrônicas direto da Sefaz
Com o SPED, a Secretaria da Fazenda passou a disponibilizar formas de conectar-se aos servidores do governo para permitir a emissão das notas e também para consultá-las.
Por isso, agora é possível consultar as notas fiscais que foram emitidas para sua empresa, sem depender do fornecedor enviar informações. Existem diversas formas de fazê-lo, como utilizando o programa gratuito da Sefaz ou usando ferramentas especializadas de consulta.
Veja cinco vantagens em verificar as notas fiscais eletrônicas diariamente e utilizar suas informações na estratégia da empresa:
- Centralização e controle de processos
A consulta das notas fiscais eletrônicas (NFe) permite centralizar processos de faturamento, mesmo nos casos em que as companhias possuem filiais em outros estados. É possível direcionar os processos para a sede, reduzindo o número de colaboradores no setor e tributos trabalhistas sem que o negócio perca sua eficiência.
A partir daí o departamento financeiro poderá se antecipar e planejar pagamentos em datas pré estabelecidas. Os departamentos comercial e de logística podem prever a demanda de produtos e insumos, entre outros processos que podem ser antecipados.
- Proteção contra notas frias
Notas frias são notas que emitidas para uma empresa, sem que a mesma tenha feita a compra de algum produto ou sequer tenha conhecimento da operação. Normalmente as empresas não ficam sabendo dessas notas e posteriormente podem ser questionadas pelo fisco sobre o motivo de não terem escriturado tais notas e pago os devidos impostos, podendo acarretar até me multas.
A consulta das NFes diariamente, permite ao gestor saber de tais notas na data em que foram emitida, dessa forma ele pode se proteger por meio da manifestação do destinatário.
1. Proteção contra notas canceladas
O gestor também fica sabendo sobre as notas canceladas e assim consegue avaliar a situação, sem correr o risco de escriturar notas incorretas e pode entrar em contato com o emissor caso acredite que tenha havido algum engano.
- Antecipação a chegada de produtos
Com a nota visualizada antes da chegada do produto, o setor já sabe o que esperar na entrega. Além disso o gestor também consegue identificar erros antes da saída do produto no fornecedor, evitando burocracia extra na devolução e troca de mercadoria que atrapalha a produtividade da empresa.
No momento da entrega, o setor responsável poderá verificar se a mercadoria bate com o descrito na nota e se houver divergências poderá pedir o retorno ou até mesmo negar o recebimento até que sejam realizadas as modificações.
- Auxilia na logística
Da mesma forma, que a consulta e download da NFe ajuda no recebimento de mercadorias, há benefícios na entrega. O planejamento com a logística ganha força, uma vez que é possível se antecipar na questão das entregas, principalmente no contato prévio com o cliente para que este possa preparar o local de descarga e armazenamento dos produtos.
Extra – 6. Inteligência de Negócio
As NFes na verdade contém muito mais informações do que podemos ver na nota impressa (DANFe). Usando as ferramentas certas, você consegue gerar relatórios extremamente poderosos, sem depender de entrada manual de dados, baseados na análise automática dos documentos.
Consultas Automáticas Diárias de Notas Fiscais
Existem ferramentas para automação de consultas de NFes direto da Sefaz, sem depender de ações manuais, o que acelera ainda mais a gestão de diversas áreas de seu negócio.
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