Como já é sabido, o DANFE – Demonstrativo Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, não substitui o arquivo de XML da NF-e.

Ou seja, para cada DANFE recebido, a empresa deve cobrar o arquivo XML de seu fornecedor e guardá-lo. Para cada nota fiscal emitida, também é obrigatório o armazenamento do arquivo XML da nota.

5 anos

Todas as empresas devem armazenar, independentemente de porte, por no mínimo 5 anos, os arquivos de XML digital. Eles serão informados ao Fisco em caso de fiscalização, conforme prevê a legislação em vigor. As empresas que não realizam a guarda de XML em formato digital terão problemas, uma vez que a nota fiscal impressa não é considerada válida para o Fisco.

Entramos na era digital de cabeça e a informatização dos métodos fiscais tributários está avançando rapidamente. As empresas hoje devem investir em tecnologias capazes de gerenciar o recebimento do XML de mercadorias e serviços, de integrar os dados com o ERP e de realizar os processos de validação comercial, logística e fiscal, a fim de automatizar as transações de recebimento tanto físico quanto fiscal.

Um simples programa de armazenamento de arquivos não é o suficiente, pois não atende às demandas do Fisco em relação ao layout de envio. E, além da fiscalização habitual, é possível que o fisco exija uma compilação extra, sendo necessário que a empresa possua os arquivos XML organizados para entrega. Caso haja inconsistências nos arquivos, a empresa pode ser multada.

Há no mercado soluções para o gerenciamento das NF-e e dos arquivos XML, desde a emissão do fornecedor até o armazenamento final e escrituração. Esse tipo de software garante facilidade do processo pela automatização e, consequentemente, redução de custos e de tempo.

Caso sua empresa ainda não possua soluções digitais para o meio eletrônico, é melhor correr contra o tempo.

Por: Grupo Skill