Há tempos se fala no meio empresarial em aperfeiçoamento e melhorias nos processos, ou seja, em minimizar o desperdício e maximizar os resultados. Porém, quase sempre este foco fica com a linha de produção. Mas é interessante também que essa perspectiva de otimização contínua seja levada para outros setores das organizações.
A excelência na apuração das informações fiscais
Vamos pegar como exemplo a área de Escrituração Fiscal das empresas, mais especificamente o Recebimento de Notas Fiscais / apuração das informações fiscais, processo que deve possuir um alto nível de controle. Em um processo frágil nesta etapa acarreta em problemas e retrabalhos para os profissionais ligados na apuração de impostos e fechamento mensal.
Por ter um alto volume de movimentações de entradas de notas fiscais, essa área fica vulnerável a erros, especialmente quando os processos de escrituração ainda são totalmente manuais – e se agravando ainda mais caso seja realizado por quem não tem um conhecimento Fiscal adequado.
Já observei casos onde para fazer uma redução de custo empresas contratam pessoas menos qualificadas para o processo de digitação, mas não avaliam o retrabalho que causam aos profissionais qualificados com maior custo para a tarefa de correção.
A fragilidade nesta etapa de escrituração acarretará em situações indesejáveis, tais como:
Veja um exemplo prático:
Suponha que uma empresa de médio porte tenha o volume de recebimento de cinco mil notas por mês, e que haja quatro profissionais para essa tarefa – sabendo que o tempo médio de digitação para dar entrada nesses documentos é de oito minutos por nota. É preciso ainda levar em conta que, durante o expediente, ninguém realiza o trabalho de digitação oito horas seguidas por dia, certo?
Mas no cenário desta empresa, para dar conta de todo o volume mensal de notas, a equipe precisaria digitar cerca de 227 notas por dia. Se o tempo de digitação para cada documento é de oito minutos, isso significa que eles precisariam trabalhar cerca de 22 dias focados somente na entrada das notas.
Leve em consideração também que a margem de erro de digitação é de 3%. Sendo assim, das cinco mil notas que dão entrada mensalmente na empresa, 150 delas podem estar com informações erradas – o que pode acarretar em até R$ 22.500,00 em multas. (Risco)
Além disso, se dentro desses 3% de margem de erro, levarmos em consideração a possibilidade de haver XML faltantes, o valor da multa pode ser de mais R$ 40 mil.
Nos dias atuais, com o fisco cada vez mais digital, as empresas precisam investir na automação de seus processos. A automatização no recebimento de notas fiscais pode ser decisiva para que os pontos descritos acima sejam banidos do dicionário das organizações, principalmente do Setor Fiscal.
Tenha cuidado com a inversão de prioridades que muitas empresas têm: contratam várias pessoas para digitar notas, e fazer vários outros processos manuais, para tentar reduzir marginalmente os impostos e por consequência automatizam seu atendimento a clientes.
Fonte: Quirius
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